Ведение договоров

На сегодняшний день договорная работа является неотъемлемой частью любой организации.

В большинстве случаев эта работа заключается в ведении реестра договоров, и организации картотеки первичных документов.

Ведение договоров - программа, предназначенная для автоматизации работы с договорами. Необходимость автоматизированного учета договоров возникает у организаций когда с помощью таких инструментов, как бумажный журнал договоров, электронная таблица Excel или справочник учетной системы трудно составить четкую картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.

«Респект: Учет договоров» уменьшает рутинную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.

Программа автоматизирует следующие этапы ведения договорами:

• Подготовка
• Согласование
• Регистрация
• Планирование и контроль исполнения обязательств
• Расчеты и учет документов
• Гибкая система для составления отчетности
• Управление взаимоотношениями с контрагентами
• Распределение уровня доступа к информации, в зависимости от пользовательских настроек
• Обмен данными с 1С:Бухгалтерией и 1С:Управление торговлей

«Респект: Учет договоров» систематизирует и оптимизирует работу с договорами и предоставляет все необходимые инструменты для управления договорами. Дает возможность правильно планировать, контролировать и анализировать договорную деятельность за счет хранения и предоставления полной, актуальной и структурированной информации.

Договор - это основа деятельности каждой организации, основание ее прав и обязательств в отношении сотрудников, акционеров, государства, клиентов и других заинтересованных лиц. Для достижения стабильности и успеха, необходимо эффективно управлять договорной деятельностью.

Программа «Респект: Учет договоров» автоматизирует управление и работу с договорами. С ее помощью систематизируется и упрощается подготовка, согласование, исполнение и хранение договоров. Появляется возможность контролировать и анализировать договорную деятельность и работу с контрагентами во всех аспектах, избежать издержек, обусловленных несистемной работой, разрозненным хранением документов и отсутствием актуальной информации.

Автоматизируются все процессы работы с договорами

В работе с договорами можно выделить основные логические этапы, процессы договорной деятельности. Эти процессы можно представить в виде следующей схемы.

Представленная схема может изменяться в зависимости от специфики ведения договоров в организации и от отрасли. Однако структура договорного процесса останется неизменной. «Учет договоров» представляет механизмы для автоматизации всех представленных процессов и может адаптироваться под специфику работы с договорами предприятия любой отрасли и организационной формы.

Результаты использования «Ведения договоров»

Учет договоров представляет пользователю актуальную информацию о положении компании в разрезе ее договоров с контрагентами. Чтобы получить аналитическую информацию за необходимый период времени, достаточно выбрать один из двух десятков предустановленных в системе отчетов. Оперативная работа с договорами и сопутствующими документами сокращается за счет автоматизации большого количества рутинных операций. Программа дает возможность руководителю принимать правильные управленческие решения за счет наличия полной, актуальной и легкодоступной информации.

Использование программы позволяет получать такие результаты, как:

• сокращение расходов на подготовку и согласованием договоров;
• ускорение подготовки и согласования договоров;
• повышение качества обслуживания клиентов;
• повышение эффективности использования ресурсов за счет планирования;
• увеличение сохранности информации по всем договорам компании;
• высокая доступность управленческой информации;

Решаемые задачи

Положительные результаты использования «Учета договоров» достигаются за счет формализации процессов договорной деятельности, централизованного хранения документов, контроля расчетов, решения ряда других задач.

Система обеспечивает быстроту исполнения операций и ограждает от совершения ошибок и несанкционированных действий. Разные группы пользователей найдут в системе решение специфических для них задач. Наиболее тесно связаны с договорной деятельностью такие структуры как дирекция, финансовая служба, отдел продаж, юридическая служба.

 Задачи руководства

• Оперативный доступ к плановым и фактическим показателям
• Контроль денежных потоков
• Контроль загрузки исполнителей по договорам
• Контроль целесообразности сделок

Задачи отдела продаж

• Учет контактов с контрагентами
• Быстрая подготовка договоров
• Резервирование ресурсов для исполнения договоров
• Оценка целесообразности сделок
• Мониторинг состояния договоров
• Упорядочивание исполнения долгосрочных и сложных обязательств

Задачи бухгалтерии

• Отслеживание потоков денежных средств как плановых, так и фактических
• Контроль исполнения обязательств по договорам
• Сохранность договоров и сопутствующих документов
• Анализ финансовых результатов договорной деятельности
• Планирование и контроль доходов и расходов по договорам
• Расчет прибыли по договорам
• Планирование и контроль лимитов финансирования
• Расчет штрафных санкций
• Учет трудозатрат

Задачи сотрудников юридического отдела

• Совершенствование процесса согласования договоров
• Отслеживание корректности договоров и их условий
• Централизованное хранение всех редакций всех договоров
• Предупреждение штрафных санкций

Задачи сотрудников договорного отдела

• Мониторинг договоров
• Быстрота обработки договоров
• Простота и быстрота создания документов расчетов и актов сдачи-приемки.

Преимущества системы

«Респект: Учет договоров» предлагает обширный и универсальный набор инструментов для работы с договорами.

Использование современной и широко распространенной учетной системы в качестве платформы программы, позволяет избежать обособленности системы учета договоров и разрыва в корпоративной информационной системе.

Автоматизация всех процессов работы с договорами

«Учет договоров» предусматривает не только регистрацию и хранение договоров, но и управление процессами их подготовки, согласования и исполнения.

Комфорт при работе с договорами обеспечивается удобным графическим пользовательским интерфейсом. Все данные разделены на логические группы, поиск нужного договора, его свойства или экономического показателя не представляет труда. Каждый пользователь получает только необходимую для него информацию.

Простота использования

Для работы с системой не нужно получать специфических знаний, достаточно владеть навыками работы с персональным компьютером и прочитать руководство пользователя. Справочная система программы написана простым и понятным языком.

Интеграция с другими информационными системами

Технологически программа реализована на платформе «1С:Предприятие 8.1». Такое решение позволяет использовать все возможности этой мощной учетной системы и значительно выиграть за счет интеграции.

Масштабируемость

Программа может быть использована как на небольших, так и на крупных предприятиях без ограничения отраслевой специфики. Организация заказчик, в зависимости от своих потребностей и размера имеет возможность выбрать подходящую версию программы. Стоимость программы не зависит от количества используемых рабочих мест.

Стоимость программы 6800 рублей без ограничения на количество рабочих мест в сети.
Приобрести программу вы можете в компании «Респект».
Телефоны: +7 (347) 292-12-18, +7 (347) 298-13-33

Сайт компании: www.1c-ufa.ru
Сайт программы: www.dogovorum.ru
 

Тэги: реестры договоров, ведение договора, учет договоров, ведение реестра договоров.